Księgowość w Niemczech

Założenie firmy w Niemczech nie jest trudnym procesem. Wszystko można załatwić w jeden dzień, przy tak zwanym jednym okienku. Co więcej, cały proces rejestracji działalności gospodarczej jest bardzo zbliżony do tego, z którym można spotkać się nad Wisłą. Oznacza to, że zadania rejestracji firmy można podjąć się samodzielnie, chociaż faktem jest, że szybciej i łatwiej jest zlecić cały proces firmie zewnętrznej specjalizującej się w takich zagadnieniach. Jedna założenie firmy to dopiero początku, potem przychodzi pora na jej prowadzenie. Wydawać by się mogło, że skoro i Niemcy i Polska należą do Unii Europejskiej i w tym zakresie będą spore podobieństwa. Niestety tak nie jest. Nasi zachodni sąsiedzi mają zupełnie inny system podatkowy oraz sposób rozliczania przedsiębiorstw. Nie znajomość tych zagadnień może sprawić, że polski przedsiębiorca działający w Niemczech nie tylko będzie zagubiony i zdezorientowany, ale i nieświadomie popełnił czyn zabroniony. A (nie)stety zasada nieznajomość prawa szkodzi obowiązuje wszędzie. Zobacz, jak wygląda księgowość w Niemczech.

Ile trwa rok obrotowy w Niemczech?

W prawie podatkowym rok obrotowy to okres rozliczeniowy, który najczęściej pokrywa się z rokiem kalendarzowym. W Polsce rok  obrotowy zazwyczaj trwa dwanaście miesięcy, są jednak sytuacje, w których może zostać wydłużony nawet do osiemnastu miesięcy. Polskie prawodawstwo określa również, że rok obrotowy (podatkowy) nie może być krótszy niż rok kalendarzowy. Zupełnie inaczej wygląda kwestia roku obrotowego w Niemczech. Zgodnie z niemieckimi przepisami rok podatkowy może być krótszy niż dwanaście miesięcy, nie może być natomiast wydłużony.

Różnice w zakresie trwania długości roku obrotowego odczują szczególnie ci, którzy dopiero co otworzyli działalność gospodarczą. Wtedy ich rok obrotowy nie będzie trwał 12 miesięcy, a krócej, ponieważ zgodnie z niemieckim prawem nie będzie mógł być wydłużony (tzw. Rumpfwirtschaftsjahr). Zagadnienie długości roku obrotowego może dotknąć także tych przedsiębiorców, którzy będą chcieli zmienić rok obrotowy w trakcie prowadzenia działalności, np. nie rozpoczynać go w styczniu, a we wrześniu. W Niemczech w tym przypadku będą mieli jedynie możliwość jego skrócenia poniżej 12 miesięcy.

Sprawozdanie finansowe przedsiębiorstwa  w Niemczech

Kolejną różnicą między polską a niemiecką księgowością jest obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych i zamknięcia roku. I kiedy w Polsce część przedsiębiorstw zwolnionych jest z obowiązku prowadzenia pełnej księgowości (należą do nich płatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych, spółki cywilne i jawne osób fizycznych, spółki partnerskie rozliczające się na zasadach osobnych lub liniowo; wszystkie te podmioty nie mogą przekroczyć 1 200 000 euro przychodu, w innym razie są zobowiązani do prowadzenia pełnej księgowości), to w Niemczech sprawozdanie finansowe musi przygotować każda firma, której zyski w roku kalendarzowym przekroczyły 60 tys. euro. Obowiązkowi temu podlegają spółki kapitałowe, osobowe i działalności jednoosobowe.

Istotną różnicą jest także czas, jaki ma się na przygotowanie takiego sprawozdania. Niemieccy przedsiębiorcy mają go więcej. W Polsce każde przedsiębiorstwo prowadzące pełną księgowość zobligowane jest do przygotowania sprawozdania nie później niż trzy miesiące od zakończenia roku. W Niemczech czas ten uzależniony jest od wielkości i rodzaju firmy.

Jednoosobowa działalność gospodarcza, a także spółki osobowe zgodnie z niemieckimi przepisami sprawozdanie finansowe powinny sporządzić nie później niż 12 miesięcy po zakończeniu roku obrotowego, którego dokument dotyczy. W przypadku spółek kapitałowych czas określany jest na podstawie wielkości przedsiębiorstwa.  Zgodnie z przepisami małe firmy obowiązuje półroczny termin w zakresie zamknięcia roku, natomiast średnie i duże przedsiębiorstwa z obowiązku muszą się wywiązać w ciągu 3 miesięcy. Istotną informacją jest ta mówiąca, że jeśli firma korzysta z usług przedstawiciela podatkowego (doradcy podatkowego), to czas ten ulega wydłużeniu. Certyfikowani doradcy podatkowi na przygotowanie sprawozdania finansowego mają aż 12 miesięcy od zakończenia roku obrotowego. W praktyce oznacza to, że jeśli on pokrywa się z rokiem kalendarzowym, to rozliczenie z fiskusem może nastąpić dopiero 31 grudnia roku następującego po obrotowym.

Przechowywanie dokumentów księgowych

W Polsce prawo zobowiązuje do przechowywania dokumentów księgowych (tj. ksiąg, rejestrów, dokumentów inwentaryzacyjnych, bilansów otwarcia, dowodów księgowych, dokumentów celnych, rachunków i faktur, sprawdzań zarządu itd.) do 5 lat od zamknięcia roku podatkowego. Dokumenty te mogą być potrzebne w czasie kontroli urzędu skarbowego. Niemieckie prawo wymaga natomiast dłuższego okresu przechowywania dokumentów księgowych, w niektórych przypadkach mówimy nawet o 10 latach od zamknięcia roku podatkowego. 10-letni okres przechowywania dokumentów dotyczy ksiąg, rejestrów, dokumentów inwentaryzacyjnych, sprawdzań zarządy, bilansów otwarcia, dowodów księgowych, dokumentów celny i rachunków. W przypadku innych dokumentów handlowych winny one być przechowane przez przedsiębiorcę przez okres 6 lat.

Jak księguje się w Niemczech?

Mówiąc o księgowości niemieckich firm, należy również wspomnieć o doppelte buchhaltung, czyli księgowości przedsiębiorczej. W języku polskim to wyrażenie oznacza podwójną księgowość i w przypadku Niemiec nie powinno się kojarzyć z niczym negatywnym. Podwójna księgowość jest jednym ze standardów niemieckiej księgowości biznesowej. Nazwa tej formy rozliczania niemieckich firm wzięła się stąd, że każda transakcja i zdarzenie gospodarcze rejestrowane są podwójnie. Podwójnemu księgowaniu polega więc sprzedaż usług/towarów oraz ich zakup. Zapisów tych dokonuje się w specjalnym dzienniku oraz księdze głównej, często też występują księgi pomocnicze, wtedy zapis jest potrójny.

Transakcje zostają zaangażowanie po stronie ma oraz winien, dzięki czemu każde zdarzenie gospodarcze zostaje ujemne podobnie. W przypadku podwójnej księgowość wynik finansowy przedsiębiorstwa wykazuje się w dwojaki sposób. Pierwszym z nich jest porównanie kapitału z roku bieżącego z poprzednim rokiem bilansowym, drugim porównanie kosztów przychodów z roku bieżącego w rachunku zysków i strat.

Księgowość firmowa w Niemczech, kto w niej może pomóc?

Chociaż na pierwszy rzut oka polska i niemiecka księgować jest podobna, operuje tymi samymi terminami i zasadami to jednak po dokładnym przyjrzeniu się wyraźnie widać różnice. Nawet jeśli różnice te przejawiają się w detalach, to każdy, kto choć raz zajmował się prowadzeniem księgowości firmowej, wie jak one są ważne. Nawet najmniejsze niedociągnięcia i nieprzestrzeganie przepisów może skończyć się nałożeniem kary finansowej przez urząd skarbowy. A w Niemczech kary liczone są w euro. W związku z tym, chociaż za Odrą nie ma obowiązku zatrudniania doradców podatkowych czy biur rachunkowych warto się zastanowić nad tą opcją. Warto też wspomnieć, że powierzenie prowadzenia księgowości certyfikowanemu doradcy, który w Niemczech nosi tytuł Steuerberater, podnosi prestiż biznesu i sprawi, że kontakty z urzędami i bankami będą łatwiejsze.

Doradcy podatkowi w Niemczech

Ceny usług doradcy podatkowego w Niemczech obliczane są według specjalnej tabeli. Tabela ta pod uwagę bierze przede wszystkim roczny obrót przedsiębiorstw oraz sumę bilansową. Kwota, która znajduje się w tabeli, następnie możniona jest przez współczynnik ustalony indywidualnie przez doradcę. Współczynnik ten opiera się zazwyczaj na czasie, jaki musi on poświęcić na pomoc firmie, stopniu trudności zadań itd. Najczęściej spotyka się mnożniki 2/10 i 12/10.

Wybierając opcję powierzenia księgowości doradcy podatkowemu, ważne jest już na początku określenie mnożnika. O ten aspekt powinny zadbać szczególnie te firmy, które osiągają duże obroty, a jednoczenie nie mają za dużo dokumentów księgowych. W przypadku małych firm najlepiej jest też postawić na mniejsze i lokalne biura, w dużych mikroprzedsiębiorstwa mogą być traktowane jako mniej ważny klient. W przypadku gdy dobrze nie zna się języka niemieckiego, istotnym czynnikiem przy wybieraniu doradczy jest również jego znajomość języka polskiego. Dzięki temu będzie można się bez przeszkód porozumiewać. Doradców podatkowych z językiem polskim na rynku niemieckim nie jest wielu. Alternatywą dla nich mogą być polskie kancelarie, które specjalizują się w niemieckim systemie podatkowym.

Czy warto zatrudniać biuro rachunkowe w Niemczech?

Oprócz doradcy podatkowego w Niemczech można skorzystać również z biur rachunkowych (Buchführungshelfer). Wybierając je, warto sprawdzić w odpowiednim rejestrze czy posiadają one uprawnienia do świadczenia usług księgowych. Uprawiania te zdobywa się na podstawie wykształcenia oraz praktyki zawodowej. Należy jednak pamiętać, że niemieckie biura rachunkowe nie mogą zaoferować prowadzenia księgowości finansowej oraz płac, doradztwa podatkowego czy składania deklaracji podatkowych.  W tym zakresie pomóc może jedynie certyfikowany doradca podatkowy. Ceny usług niemieckich biur podatkowych nie należą do najwyższych. Wynika to z faktu, że niemiecki system podatkowy jest dość jasny i nie rodzi wiele kontrowersji, prostsza jest też współpraca z urzędami skarbowymi, która opiera się głównie na korespondencji mailowej.

Przedsiębiorca, który powierza prowadzenie księgowości swojej firmy podmiotom zewnętrznym, musi jednak pamiętać, że nie oznacza to zwolnienie go z obowiązku dbania o nią. Ostatecznie to on odpowiada przed fiskusem za złożone dokumenty i zeznania podatkowe, nawet jeśli ich autorem jest doradca podatków. Nie warto o tym zapominać i dołożyć wszelkich starań, aby księgowość była prowadzona w sposób zrozumiały, jasny i czytelny (mówi o tym paragraf 238 ustawy HGB, który zaznacza, że księgowość należy prowadzić w taki sposób, żeby w odpowiednim czasie  umożliwiła ekspertowi będącemu osobą trzeci, uzyskać rozeznanie wśród zdarzeń handlowych oraz stanu przedsiębiorstwa. Powstawanie i rozwój zdarzeń handlowych musi być czytelne.). Jeśli tak nie będzie zgodnie z niemieckim prawem podatkowym (paragraf 162A ustawy AO) Urząd Skarbowy może samodzielnie oszacować podstawy opodatkowania przedsiębiorstwa.