Polska firma w Niemczech

Polscy przedsiębiorcy coraz częściej świadczą usługi poza granicami naszego kraju. Najczęściej pierwszymi krajami ekspansji są te sąsiadujące z Polską, np. Niemcy. Przedsiębiorstwa, które zdecydują się na wejście na niemiecki rynek, zobowiązane są do rejestracji swojej działalności, w efekcie, której będą mogły rozliczać się z osiąganych dochodów przed niemieckim urzędem skarbowym. Zobacz jak otworzyć oddział polskiej firmy w Niemczech oraz z czym wiąże się prowadzenie działalności gospodarczej u naszych zachodnich sąsiadów.

Działalność polskiej firmy na terenie Niemiec  – jakie obowiązki ma się wobec niemieckiego fiskusa?

Polskie firmy działające na terenie Niemiec przez prawo są obligowane do przekazaniu miejscowemu urzędowy skarbowemu danych dotyczących:

  • szczegółowego opisu profilu i działalności przedsiębiorstwa,
  • dokładnego adresu miejsca, w którym będzie prowadzona działalność gospodarcza,
  • osoby, która będzie pełnić funkcję kierowniczą lub będzie przedstawicielem polskiego przedsiębiorstwa w Niemczech,
  • liczbie pracowników przedsiębiorstwa podejmujących pracę w Niemczech,
  • czasie, w jakim będą wykonywane usługi lub sprzedawane towary.

Na podstawie tych danych niemiecki Urząd Skarbowy wydaje numer podatkowy (tzw. Steuernummer.) oraz określa rodzaj podatku, jaki będzie musiało odprowadzać polskie przedsiębiorstwo w Niemczech. Jeśli planuje się z terenu Niemiec prowadzić działalność wewnątrzunijną tj. sprzedawać do innych krajów Unii Europejskiej, należy wystąpić o specjalny numer identyfikacji podatkowej, który do tego uprawnia.

Jak prowadzić działalność gospodarczą w Niemczech?

Przedsiębiorstwa, których siedziba znajduje się poza terenie Niemiec, zobowiązane są do powadzenia rejestru zdarzeń gospodarczych realizowanych na terenie tego państwa. Pozwala to traktować zagraniczną firmę dokładnie tak jak ta niemiecką. W praktyce każdy podmiot gospodarczy działający na terenie Niemiec polega niemieckiemu systemowi podatkowemu. Zgodnie z paragrafem 12 niemieckiej ordynacji podatkowej, podatki musi odprowadzać każda firma z siedzibą w innym kraj, która ma w Niemczech swoją stałą placówkę w postaci np. oddziału lub też posiada zakład produkcyjny/warsztatowy, punkt sprzedaży na terenie Niemiec.

Rejestracja księgowa i rachunkowa w Niemczech

Niemieckie prawo podatkowe nakłada na przedsiębiorców obowiązek prowadzenia księgowości w postaci ksiąg rachunkowych. O tym obowiązku mówią przepisy dot. niemieckiego prawa podatkowe oraz prawa handlowego. Zgodnie z tymi dokumentami każde zdarzenie gospodarcze winno być zarejestrowane. Rejestracji dokonuje się w ewidencji księgowej i rachunkowej, z której składa się okresowe deklaracje podatkowe o wysokości osiąganych obrotów. Na koniec roku kalendarzowego przedsiębiorca musi podsumować zdarzenia gospodarcze i dokonać tzw. zamknięcia roku. W księgach rachunkowych powinna być również prowadzona rejestracja wpływów i wydatków ponoszonych przez firmę. Należy również pamiętać, że na podstawie paragrafu 238 ustawy HGB księgowość mu być prowadzona w sposób jasny i przejrzysty, tak aby w odpowiednim czasie  umożliwiła ekspertowi będącemu osobą trzeci, uzyskać rozeznanie wśród zdarzeń handlowych oraz stanu przedsiębiorstwa. Powstawanie i rozwój zdarzeń handlowych musi być czytelne.

Ustawa jako eksperta rozumie przede wszystkim urzędnika skarbowego, który dokonuje kontroli w przedsiębiorstwie. Jako osobę trzecią można także traktować członka rodziny zaangażowanego w firmę, inwestora itd. Jeśli firma księgowość prowadzi niedbale oraz nie spełnia ona stawianych przez prawo wymogów, to zgodnie z paragrafem 162A AO Urząd Skarbowy może samodzielnie dokonać oszacowania podstawy opodatkowania.

Jak przygotować bilans roczny w Niemczech?

Jednym z wielu obowiązków firm działających na terenie Niemiec jest przygotowanie zamknięcie roku, a co za tym idzie, przygotowanie bilansu rocznego. Jest on rocznym rozliczeniem firmy z osiągniętych na terenie Niemiec dochód i należnych podatków odprowadzonych od działalności. Jeśli w trakcie sporządzania bilansu okaże się, że przedsiębiorstwo przez cały rok nie regulowało swoich zobowiązań finansowych, to na koniec roku musi je zapłacić. Taka sama sytuacja jest, jeśli okaże się, że płacone zaliczki na podatki był za niskie. Wtedy Urząd Skarbowy naliczy brakujący podatek. Należy pamiętać, że w skład bilansu rocznego w Niemczech wchodzi również rachunek zysków i strat.

Obowiązek sporządzenia bilansu rocznego dotyczy wszystkich firm działających na terenie Niemiec. Jednak przepisy różnicują czas, w jakim poszczególne przedsiębiorstwa muszą wywiązać się ze swojej powinności.

I tak małe firmy mają pół roku na dokonanie zamknięcia roku. Właściciele dużych i średnich przedsiębiorstw bilans roczny muszą opracować w przeciągu 3 miesięcy od zakończenia roku obrotowego. Z obowiązku sporządzania bilansu rocznego w Niemczech muszą także wywiązać się firmy jednoosobowe. Dokument ten dołączają one do rocznej deklaracji podatkowej. Warto o tym pamiętać, ponieważ w Polsce tego rodzaju działalności gospodarcze nie są zobligowane do przedstawiania bilansu rocznego i wiele Polaków prowadzących firmy w Niemczech zapomina o tej powinności względem niemieckiego fiskusa.

Podwójna księgowość w Niemczech

W niemieckim prawie podatkowym czeczoto można spotkać się z określeniem doppelte Buchhaltung. Oznacza ono podwójną księgowość. Ta forma prowadzenie księgowości dominuje w niemieckich przedsiębiorstwach. W praktyce podwójna księgowość oznacza to, że każda transakcja np. sprzedaż towaru czy zakup usługi, jest rejestrowana podwójnie. Oznacza to, że wynik przedsiębiorstwa w podwójnej księgowości wykazuje się w dwojaki sposób:

  • poprzez porównanie kapitału własnego roku bieżącego z kapitałem z poprzedniego roku bilansowego,
  • poprzez porównanie kosztów i przychodów roku bieżącego w rachunku zysków i strat.

Podwójną księgowość wprowadza się do dwóch ksiąg, z których rejestruje się każdą transakcję handlową.  Księgi do podwójnej księgowości to:

  • dziennik, stanowiący podstawową księgę handlową; dziennik zawiera zaksięgowane transakcje w ujęciu chronologicznym,
  • księga główna, która stanowi arkusze bilansowe; transakcje księgowane są tu rzeczowo i uporządkowanie poprzez księgowanie na kontach.

Prowadzenie ksiąg rachunkowych w Niemczech

Księgowanie transakcji na zasadach podwójnej księgowości następuje w dwóch księgach. Nie zawsze tak jednak jest. W niektórych przypadkach transakcje księguje się w trzech osobnych księgach: dzienniku, księdze głównej oraz księdze pomocniczej. Wszystkie te księgi są prowadzone od siebie niezależnie.

W dzienniku zapisuje się wszystkie zdarzenia gospodarcze w sposób chronologiczny oraz z ciągłą numeracją, datą, kwotą, wskazaniem dowodu księgowego dotyczącego zdarzenia, objaśnieniem oraz kontowniem. Dziennik pozwala na kontrolę zdarzeń gospodarczych w sposób czasowy, chronologiczny. W księdze głównej określa się wyniki kont bankowych z systematycznym ujęciem, a także połączeniem pomiędzy zdarzeniami gospodarczymi. W tej księdze wprowadza się wszystkie księgowania z dziennika na podanych w pozycjach bilansu kontach. W księgowaniu mogą wspomagać również księgo pomocnicze. Ich zadaniem jest objaśnianie określonego konta księgi głównej. W ramach ksiąg pomocnych można wyróżnić np. rachunek bieżący, księgę płac czy magazynową.

Przechowywanie dokumentów księgowych w Niemczech

W Niemczech podobnie, jak w Polsce obowiązuje określony czas przechowywania dokumentów księgowych. Można być o nie poproszonym w czasie kontroli skarbowej. Jako dowody i dokumenty księgowe rozumie się te, które powstają bezpośrednio w czasie zdarzenia gospodarczego i są np. wydaną fakturą czy pokwitowaniem, jak i dowody własne, np. kwity pobrania materiału, dowody księgowe potwierdzające amortyzację itd. W Niemczech na dokumenty księgowe nałożony jest obowiązek przechowania ich przez 6 lat w przypadku listów handlowych i 10 lat w przypadku dowodów księgowych takich jak rachunki.

Zasady księgowania w Niemczech

Niemiecki system prawny posiada wiele aktów, które mówią o księgowaniu. Informacje o nim można znaleźć w ustawach czy rozporządzeniach. Część z nich wynika również z długoletniej praktyki handlowej. Podatkowe zasady w księgowaniu w Niemczech mówią o wiarygodności i zrozumiałości. To nimi powinny kierować się polskie firmy rozpoczynające swoja działalność na terenie Niemiec. Wiarygodność w księgowaniu oznacza w to, że księgowanie powinno odzwierciedlać stan faktyczny. Fikcyjne księgowanie operacji, które w rzeczywistości nie miały miejsca, są fałszerstwem i w myśl niemieckiego prawa stanowią czyn zabroniony, który podlega karze. Mówiąc o następnej zasadzie księgowania, jaka jest zrozumiałość, niemiecki prawodawca zaznacza, że wszystko musi być przejrzyste, zrozumiale, czytelne i jednoznaczna oraz chronione przed fałszerstwem.

W prowadzeniu ksiąg rachunkowych w Niemczech warto również pamiętać, że nie powinno się księgować zdarzeń, na które nie ma dowodów księgowych. Jeśli już takie są, trzeba stosować czytelny zapis, niedozwolone są niezrozumiałe skróty i księgowanie w innym języku niż niemiecki, w nim należy też sporządzić bilans roczny przedsiębiorstwa. W przypadku, gdy firma posiada dokumenty elektroniczne, powinny być one prowadzone i archiwizowane w zgodzie z zapisami prowadzenia prawidłowej księgowości wspomaganej systemie przetwarzania danych.

Jak prowadzić księgowość polskiej firmy w Niemczech?

O księgowości dla polskiej firmy działającej na terenie Niemiec należy pomyśleć przede wszystkim wtedy, gdy otwiera się jej oddział za zachodnią granicą. Samo przedstawicielstwo nie wymaga osobnych rozliczeń finansowych, ponieważ nie prowadzi transakcji. Z racji na odmienność systemu podatkowego oraz zupełnie inne przepisy prawa oraz obowiązki nakładane na przedsiębiorstwa najlepiej jest prowadzenie księgowości powierzyć kancelarii podatkowej lub księgowej. Oczywiście można wybrać tą polską posiadającą doświadczenie na rynku niemieckim, taką bez problemu można znaleźć. Rozwiązaniem jest także wynajęcie niemieckiego doradcy podatkowego lub firmy zajmującej się księgowością. Wtedy otrzymuje się pewność, że wszystkie procesy będą realizowane zgodnie ze sztuka niemieckiego księgowania.

 

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *