Jak zarejestrować się do VAT w Niemczech

Niektóre z polskich firm działające na terenie Niemiec mogą być zobligowane do rejestracji do VAT. Konieczne jest to m.in. jeśli świadczyć się usługi transportowe, czy importuje i eksportuje towary na teren Niemiec. Brak dopełnienia tej procedury może oznaczać problemy dla polskiego przedsiębiorstwa. Na szczęście nie jest ona trudna i czasochłonna. Niemiecka administracja wyznaczyła trzy urzędy, które są dedykowane do przyjmowania rejestracji do VAT od polskich firm. Co więcej, procedurę można przeprowadzić on-line. Zobacz, jak zarejestrować polską firmę do VAT w Niemczech.

Czy polska firma musi płacić VAT w Niemczech?

Co do zasady polska firma nieposiadająca siedziby w Niemczech, a jedynie świadcząca na terenie tego kraju usługi lub sprzedaje towary, nie musi płacić podatku VAT w tym państwie. Jednak od tej zasady są pewne wyjątki. Przedsiębiorstwa, które są zobligowane do rejestracji do VAT w Niemczech to te, których działalność opiera się na:

• transporcie osób poprzez terytorium Niemiec – zgodnie z zasadami, jeśli przewóz osób następuje poprzez Niemcy, to konieczne jest odprowadzenie podatku VAT proporcjonalnie za pokonaną odległość na terenie tego kraju w stosunku do całego przewozu;
• usługach budowlanych związanych z nieruchomościami położonymi na terenie Niemiec – zgodnie z zasadami opodatkowanie następuje w tym kraju, w którym położona jest nieruchomość;
• sprzedaży wysyłkowej prowadzonej w Niemczech – rejestracja do VAT musi nastąpić, jeśli firma przekroczy limit 100 000 euro, lub też zdecyduje się całkowicie z niego zrezygnować;  w tym wypadku rejestracja do VAT w Niemczech objęte są polskie sklepy internetowe, które sprzedają towary niemieckiemu konsumentowi;
• imporcie towarów – zgodnie z zasadą rejestracja do VAT w Niemczech w tym wypadku obowiązuje tylko, gdy importowane towary w Niemczech przechodzą odprawę celną; obowiązek opłacania podatku może wystąpić, jeśli importuje się np. towary z Chin i przypływają one do portu w Hamburgu;
• dostawie towaru z Niemiec – rejestracja do VAT obowiązuje, jeżeli sprzedaż towaru następuje z terytorium Niemiec z pominięciem importu wcześniej zakupionego towaru do Polski.

W innych przypadkach rejestracja do VAT  w Niemczech nie jest potrzebna  i rozliczana jest jako wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów. W przypadku świadczonych usług ma natomiast zastosowanie procedura odwrotnego obciążenia tzn. reverse chargé. Zastosowanie tej procedury oznacza, że to niemiecki nabywca zobowiązany jest do rozliczenia podatku VAT w Niemczech, a polska firma wystawia fakturę z zerowym VAT-em.

Obowiązku firmy zarejestrowanej do VAT w Niemczech

Firmy, które są zobowiązane prawem do rejestracji do VAT w Niemczech, muszą również przestrzegać niemieckiej ustawy o tym podatku. Zgodnie z nią każdy podatnik musi składać wstępne deklaracje miesięczne (w kolejnych latach działalność możliwe jest składanie deklaracji rocznych lub kwartalnych) oraz deklarację roczną. Konieczne jest także opłacanie zaliczek na podatek VAT. W Niemczech zaliczki należy wpłacić nie później niż do 10 dnia następnego miesiąca rozliczeniowego.

Czym jest Steuernummer a USt-IdNr.?

Steuernummer a USt-IdNr. jest podstawowym numerem, który otrzymuje każdy płatnik VAT w Niemczech. Jest on przeznaczony do celów identyfikacyjnych i określany jest jako odpowiednik polskiego NIP-u. Numer ten stosuje się tylko w przypadku transakcji wewnątrzkrajowych, czyli dokonywanych z niemieckimi kontrahentami. Jeśli chce się prowadzić działalność na rynku unijnym, konieczne jest wystąpienie o nadanie Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Obydwa numery nadawane są przez niemiecki urząd skarbowy.

Gdzie zarejestrować się do VAT w Niemczech?

Polskie firmy nie mogą dokonać rejestracji do VAT w Niemczech w obojętnie jakim urzędzie. Niemiecka administracja wyznaczyła do tego 3 placówki. Pierwsza znajduje się Oranienburgu, druga w Cottbus, a trzecia w Hameln (rejestracja możliwa do 1 września 2017r.). Każdy z tych urzędów skarbowych obsługuje przedsiębiorców w porządku alfabetycznym. Do urzędu w Oranienburgu powinny zgłosić się firmy, których nazwy zaczynają się od litery A do M, do Cottbus od litery N do Ż, a do Hamel od litery A do G.

Proces rejestracyjny jest z prosty i prawny. Niemal cała komunikacja z urzędem przebiega elektronicznie. Większość firm musi jedynie zgłosić chęć rejestracji bez wypełniania żadnego formularza, a następnie dostarczyć wymagane przez instytucje dokumenty. Wyjątek stanowi tu firmy budowlane, dla których przygotowano specjalny formularz rejestracyjny oraz kwestionariusz dochodowy. Muszą one także dostarczyć certyfikat rezydencji oraz kopie wyciągu z KRS. Szczegóły procesu rejestracji firmy do VAT w Niemczech można odnaleźć na stronach www wyżej podanych instytucji. Duża część informacji jest przetłumaczona na język polski. Należy pamiętać, że cała procedura trwa ok. 6 tygodni i jest uzależniony głównie od tego, w jakim terminie prześle się do niemieckiego urzędu skarbowego wymagane dokumenty. Polskie firmy, które nie chcą samodzielnie kontaktować się z niemieckim urzędem, mogą zlecić rejestrację do VAT w Niemczech zewnętrznym podmiotom, pomagającym przejść przez tę procedurę.