Jak otworzyć firmę w Niemczech

Niemcy zawsze jawili się Polakom jako kraj zasobny i bogaty. Wyjazdy na tzw. saksy od dawien dawna jest codziennością wielu polskich rodzin. Jednak Polacy do Niemiec nie jeżdżą tylko do pracy sezonowej. Wielu z nich decyzje się na stałe zostać za zachodnią granicą i tam rozpocząć nowe życie. Znaczna część tych osób podejmuje zatrudnienie o niemieckich przedsiębiorców, ale są i tacy, którzy na obczyźnie wykazują się przedsiębiorczością. To ich zalicza się do grona 170 tys. osób, które rocznie w Niemczech otwierają własne firmy. Jest to możliwe dzięki temu, że na terenie państw członkowskich Unii Europejskiej obowiązuje swoboda przepływu kapitału. Jednak swój udział w potężnej niemieckiej gospodarce mają nie tylko te osoby, które zakładają firmy w Niemczech, ale również i polskie przedsiębiorstwa. To one otwierają swoje przedstawicielstwa i oddziały za Odrą i dokładają się do niemieckiego PKB.

Firma w Niemczech – kto ją może założyć?

W Niemczech firmę może założyć osoba fizyczna na zasadach samozatrudnienia oraz przedsiębiorcy, którzy otworzą tu swój oddział  lub przedstawicielstwo. Ci drudzy mogą również zostać wspólnikami w nowo otwartych spółkach na terenie Niemiec. Jak widać, możliwości jest kilka, wszystko zależy więc od tego, jaką formę prawną  firmy zdecyduje się wybrać przedsiębiorca. Najczęściej wybierane są te poniższe:

• przedstawicielstwo (Repräsentanz),
• samodzielny oddział (eingetragene Zweigniederlassung),
• działalność na własny rachunek (Tätigkeit im eigenen Namen),
• spółka cywilna (Gesellschaft bürgerlichen Rechts),
• spółka jawna (oHG offene Handelsgesellschaft),
• spółka komandytowa (KG Kommanditgesellschaft),
• spółka z o.o. (GmbH – Gesellschaft mit beschränkter Haftung).

Rejestracja działalność na własny rachunek w Niemczech

Przejście całej procedury administracyjnej związanej z zarejestrowaniem firmy w Niemczech nie jest trudne. Zgłoszenia o otworzeniu działalności na własny rachunek dokonuje się tzw. jednym okienku w  urzędzie do spraw gospodarczych właściwym dla miejsca, gdzie będzie mieścić się siedziba firmy. Jednak do tego urzędu należy udać się przygotowanym i ze zgromadzonymi dokumentami.

Pierwszym, o jaki trzeba zadbać, jest zaświadczenie z urzędu meldunkowego o miejscu zamieszkania. Osoba, która chce otworzyć firmę w Niemczech, obowiązkowo musi być zameldowana w tym kraju. Aby tak się stało, najprościej jest wynająć dom lub mieszkanie.

Kolejnym dokumentem, o jaki należy zadbać, jest koncesja. Nie jest ona wymagana przy wszystkich rodzajach działalność, jednak trzeba się o nią postarać, gdy planuje się prowadzić firmę w branży gastronomicznej i transportowej. Koncesjonowaniu w Niemczech podlegają również: handel obwoźny, handel bronią i materiałami wybuchowymi oraz działalność ochroniarska.

Do tych dokumentów należy również dołączyć: kopie paszportu, wypełniony formularz, w którym będzie opisana działalność gospodarczą, umowę, kupna, dzierżawy lub najmu nieruchomości wykorzystywanej do prowadzenia działalności gospodarczej oraz (jeśli to wymagane) potwierdzeń i zaświadczeń o odpowiednim wykształceniu i kompetencjach. Zaświadczenia te są niezbędne, gdy planuje się otworzyć firmę oparta na zawodach rzemieślniczych. Takie potwierdzenie zdobywa się z odpowiedniej Izby Rzemieślniczej, potwierdzeniem mogą być też świadectwa pracy przetłumaczone na język niemiecki.

W Niemczech za rejestrację firmy ponosi się jednorazową opłatę. Jej wysokość uzależniona jest od ustaleń danego landu i waha się od 15 do 65 euro.

Należy też pamiętać, że otwierając w Niemczech jednoosobową działalność gospodarczą, pracę należy wykonywać samodzielnie (nie można zatrudniać pracowników), prace te muszą być zlecane przez więcej niż jednego zleceniodawcę (w innym przypadku można się narazić na oskarżenie, że celowo unika się podpisania umowy o pracę), a dochody osiągane z firmy powinny wystarczać na utrzymanie przedsiębiorcy oraz opłacenie obowiązkowych składek ubezpieczeniowych.

Rejestracja spółki kapitałowej w Niemczech

Rejestracja spółki kapitałowej w Niemczech odbywa się na takich samych zasadach jak w przypadku jednoosobowej działalności. Dodatkowo jednak są one zobowiązane do dokonania wpisu w rejestrze handlowym. W przypadku zarejestrowania spółki kapitałowej trzeba też liczyć się z wyższą opłatą wstępną oraz koniecznością poniesienia dodatkowych kosztów za każdą osobę, która będzie upoważniona do reprezentowania przedsiębiorstwa.

Rejestracja w urzędzie skarbowym w Niemczech

Informacja o założeniu firmy przesyłana jest automatycznie do właściwego urzędu skarbowego. W odpowiedzi dostarcza on formularz, który należy wypełnić i który jest podstawą do nadania numeru identyfikacji podatkowej. Numer ten będzie później potrzebny do rozliczeń z fiskusem.

Gdzie zgłaszać zmiany w zakresie zmiany funkcjonowania firmy?

W przypadku, gdy zmianie ulegnie siedziba firmy (w obrębie tej samej miejscowości),  przedsiębiorstwo rozszerzy zakres sprzedawanych towarów/wykonywanych usług lub zmianie ulegnie nazwa firmy, takie modyfikacje powinno zgłosić się do niezwłocznie do urzędu do spraw gospodarki. Zgłoszenie zmian w zakresie funkcjonowania firmy również jest płatne, średnia cena to 20 euro.

Jak otworzyć oddział firmy w Niemczech? Samodzielna filia przedsiębiorstwa (Zweigniederlassung)

Polscy przedsiębiorcy, którzy działają nad Wisłą, a chcą swoje usługi świadczyć naszym zachodnim sąsiadom, mogą pomyśleć o otwarciu oddziału przedsiębiorstwa w Niemczech. Nazwa firmy pozostaje wtedy ta sama, należy tylko dodać określenie Zweigniederlassung. Otwarcie oddziału przedsiębiorstwa w Niemczech warunkowane jest uzyskanie wpisu do rejestru handlowego. Aby uzyskać taki wpis, konieczne jest złożenie wniosku potwierdzonego notarialnie w niemieckim sądzie rejestrowym. Wniosek o otwarcie oddziału firmowego w Niemczech powinien zawierać:

• adres siedziby oddziału,
• przedmiot działalności oddziału,
• dane osobowe osoby, która będzie kierować oddziałem w Niemczech – osoba kierująca oddziałem w Niemczech musi mieć miejsce pobytu i zamieszkania w Niemczech, nie może jedynie tu dojeżdżać, jeśli na kierownika wyznacza się osobę z polskim obywatelstwem, musi ona uzyskać zezwolenie na pobyt,
• dane o kapitale finansowym oddziału,
• informację o rejestrze i numerze wpisy firmy – matki,
• formę prawną przestępstwa i właściwe dla niego praw,
• umowę spółki lub jej statut przetłumaczone na język niemiecki z notarialnymi poświadczeniami,
• przedmiot działalności firmy – matki,
• dane osobowe osób upoważnionych do reprezentowania przedsiębiorstwa,
• wzory podpisów członków zarządu potwierdzone notarialnie.

Do wniosku wymagane jest także dołączenie załączników, które tworzą bilans i certyfikat biegłego rezydenta. Z dokumentów tych powinno jasno wynikać, że firma zarządzana jest w całości z siedziby położonej na terenie Polski i tam prowadzi swoją zasadniczą działalność. Załączniki do wniosku o otwarcie oddziału firmy w Niemczech muszą być notarialnie/ sądownie poświadczone oraz przetłumaczone przez tłumacza przysięgłego. Po skompletowaniu wszystkich dokumentów i złożeniu we wniosku w sądzie niemiecki oddział przedsiębiorstwa zgłasza się do właściwego urzędu gospodarczego.

Ile kosztuje założenie oddziału firmy w Niemczech?

Złożenie oddziału firmy w Niemczech jest na pewno tańsze niż rejestracja nowej spółki, jednak i tak trzeba liczyć się z pewnymi kosztami. Średnio wahają się one między 300 a 400 euro i obejmują wydatki administracyjno-sądowe. Do nich należy także dodać opłaty za tłumaczenia, potwierdzenia dokumentów, wynajem biura dla oddziału czy kosztu obsługi prawnej, jeśli na takie się decyduje.

Jak otworzyć oddział firmy w Niemczech? Spółka zależna – tzw. spółka córka (Tochterunternehmen)

Niemieckie prawo pozwala również na otworzenie tzw. spółki córki. Jest to spółka zależna. W wyniku jej założenia dochodzi do powstania odrębnego od głównej siedziby samodzielnego prawnie przedsiębiorstwa. W tym zakresie obowiązują odpowiednie postanowienia dla konkretne formy prawnej firmy. Spółkę córkę obowiązują niemieckie przepisy prawne, m.in. działa ona oraz dokonuje bilansu w sposób niezależny od spółki –matki.

Przedstawicielstwo polskiej firmy w Niemczech (Repräsentanz lub Betriebsstätte)

Polskie przedsiębiorstwa mają także możliwość utworzenia na terenie Niemiec swojego przedstawicielstwa. Jest to możliwe, jeśli przedsiębiorstwo zarejestrowane jest w Polsce, nie można otworzyć przedstawicielstwa nieistniejącej firmy. Rolą przedstawicielstwa firmy w Niemczech jest zaznaczanie obecności polskiej firmy na ryku niemiecki oraz podejmowanie działań związanych z rozpoznaniem rynku. Przedstawicielstwo ma również za zadanie wspierać sprzedaż. Otwarcie polskiego przedstawicielstwa w Niemczech nie wiąże się z koniecznością jego rejestracji w rejestrze handlowym, trzeba je jedynie zgłosić do ewidencji gospodarczej oraz posiadać lokal, gdzie będzie prowadzona działalność. Należy jednak pamiętać, że przedstawicielstwo nie ma samodzielnego bytu prawnego, nie występuje pod nazwą własną, nie prowadzi księgowości i nie może posiada majątku firmowego. Przedstawicielstwo nie może więc dokonywać sprzedaży, taka musi być prowadzona przez przedsiębiorstwo macierzyste. Koszty powołania przedstawicielstwa firmy w Niemczech wynoszą ok. 200 euro. Do tej kwoty trzeba doliczyć koszty obsługi prawnej. Oprócz niskiego kosztu założenia przedstawicielstwa do jego zalet zalicza się również znikome zobowiązania wobec niemieckich organów administracyjnych.

Oddział czy przedstawicielstwo? Możliwości działania polskiej firmy w Niemczech

Chociaż koszty założenia oddziału firmy w Niemczech są o wiele wyższe, a sama procedura bardziej rozbudowana to, jeśli chce się aktywnie działań na niemieckim rynku, o wiele lepiej jest od razu założyć oddział. Ma ono skonkretyzowana formę prawną i cieszy się większym zaufaniem urzędów i administracji państwowej  oraz uczestników obrotu gospodarczego. Oddział pozwala na prowadzenie zaawansowanej dystrybucji towarów i usług nawet tych opartych na skomplikowanych procesach oraz w praktyce obniża koszty funkcjonowania polskie firmy w Niemczech na przestrzeni czasu.